ClockAssist is ISO 27001-gecertificeerd
Na een proefversie in een eerder stadium, leek het alsof iQOUNT geen toegevoegde waarde zag in ClockAssist. Een aantal updates van de software later, maakte dat het kleine maar deskundige kantoor alsnog enthousiast werd. Want uren schrijven, daar heeft iedereen in de accountancy natuurlijk een hekel aan. De belofte van ClockAssist dat urenregistratie toch écht makkelijker wordt, was de belangrijkste reden om het opnieuw uit te proberen. En met succes. Het gebruik van ClockAssist vermindert de urenregistratiestress, verhoogt de omzet en bespaart tijd op dit Harderwijkse kantoor.
iQOUNT begeleidt ondernemers in het midden- en kleinbedrijf, in de vrije beroepen en in de not-for-profitsector op fiscaal, financieel en administratief gebied. Met de juiste managementinformatie en met goed onderbouwde en deskundige adviezen helpen zij hun klanten een succesvolle onderneming op te bouwen. iQOUNT is bewust een klein kantoor. Zo garanderen zij persoonlijke betrokkenheid, rechtstreekse bereikbaarheid en weinig overheadkosten.
Accountmanager Robin Beelen-Hees vertelt hoe de samenwerking tot stand kwam. Robin: “We ontdekten ClockAssist al enige tijd geleden. Na een proefperiode waren we over een aantal zaken niet helemaal tevreden, dus we stopten weer met het gebruik. In een later stadium gaf ClockAssist aan dat alle eerdere bugs waren opgelost, dus toen wilden we het wel opnieuw proberen.
Want uren schrijven is natuurlijk een ding in de accountancy. Iedereen doet het, maar iedereen heeft er ook een hekel aan. Dus als je zegt dat het sneller en slimmer kan, dan zijn we daar zeer vatbaar voor. Wij hebben een aantal collega's die gewoon netjes elke dag bij zijn met hun uren. Maar we hebben ook collega's die dat nog weleens vergeten en die dan aan het einde van de dag denken: wat heb ik ook alweer om 10.00 uur vanochtend gedaan? En daar biedt ClockAssist een mooie oplossing voor.”
Robin vervolgt: “Momenteel werkt bijna ons hele kantoor met ClockAssist, het gaat om 14 of 15 personen. Wat ik heel fijn vind aan de samenwerking met ClockAssist, is dat de software stapsgewijs werd uitgerold. We begonnen met het management team en de personen die telefoon aannemen en klantcontact hebben. Hun werkzaamheden zijn meer versnipperd en de toegevoegde waarde van ClockAssist is bij hen groter. Als jouw urenstaat iedere dag uit twee regels bestaat, is het niet zo moeilijk om je uren bij te houden. Maar een telefoontje hier, een mailtje daar, dat is lastiger onthouden. Het gebruik van ClockAssist beviel zo goed, dat we langzaam steeds meer collega’s hebben toegevoegd.
Mr. Robin Esmée Beelen-Hees
Vooraf zag ik nogal op tegen de implementatie, omdat ik personeelszaken doe en contactpersoon was. Ik was bang dat ik dan steeds plukjes collega’s moest uitleggen hoe het werkte en dat dat ten koste zou gaan van mijn eigen declarabiliteit. Maar ClockAssist nam dit helemaal uit handen. Dennis Lander plande steeds voor een aantal collega’s een Teamsmeeting in en legde dan alles uit. Dus de begeleiding rondom de implementatie vond ik gewoon echt heel goed!
Bovendien wist Dennis ook veel beter dan ik wat de functionaliteit en mogelijkheden waren. Ik ken misschien 80% van de functionaliteit en van wat ik overbreng aan een collega, blijft misschien maar 70% hangen. Maar hij weet natuurlijk alles. Dat scheelde mij gewoon veel tijd. Ook zijn de lijntjes heel kort, dus dat vind ik super. Ik heb nog nooit één of andere helpdeskbot hoeven raadplegen. Dus de service is wat dat betreft gewoon heel goed.”
Robin geeft ook aan waar de toegevoegde waarde vooral zit: “Waar ik persoonlijk het meest tevreden over ben in de samenwerking met ClockAssist, is de planningsweergave. Die vind ik het prettigst werken. Ik zie het rode lijntje opschuiven naarmate mijn dag vordert en weet dat ik tot zover bij moet zijn. In de linkerkolom zie ik dan gewoon wat ik aan het doen was, in welke software ik zat of op welke klant ik aan het werk was. Dat vul ik rechts aan en dan ben ik klaar. Het scheelt me gewoon heel veel nadenken, want het systeem denkt voor mij.”
De collega’s van Robin waarderen vooral dat de software meer inzicht geeft in de gewerkte uren. En dat het hem vooral zit in de vergeten kwartiertjes of kleine werkzaamheden van 2-3 minuten die nu wél worden geregistreerd. De tijdbesparing die men opmerkt, varieert van dagelijks 5-10 minuten tot 30-60 minuten per week. Ook geven ze aan dat het makkelijker is en zuiverder bij het verwerken van de uren.
Robin geeft nog een voorbeeld: “Er zijn ook collega’s die in het verleden altijd aan het eind van de maand terug moesten zoeken wat ze hadden gedaan. Dat kostte soms wel twee of drie dagen.”
Iris Bettink - Accountmanager iQOUNT
Het belangrijkste voordeel dat iQOUNT ziet in het gebruik van ClockAssist, is dat men minder hoeft na te denken bij urenregistratie. Het scheelt kopzorgen.
iQOUNT ziet ook dat kleinere werkzaamheden die voorheen niet geschreven werden - of bij een grotere klant - nu wel worden geboekt. Dit geeft een hogere omzet en een zuiverder urenregistratie.
Voor veel medewerkers geeft iQOUNT aan dat er echt tijdwinst is bij het registreren van de uren omdat men niet meer achteraf hoeft uit te zoeken wat men deed. Robin: “Je hoeft nu niet meer je agenda erbij te pakken of je telefoon om zien wie je had gebeld en hoe lang.” De tijdsbesparing zit bij een aantal andere collega’s vooral in het niet hoeven onthouden van kleine dingen tussendoor, waarvan ze achteraf moeten uitzoeken wat het was.
Wil jij ook ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en de urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
