ClockAssist is ISO 27001-gecertificeerd
Accountants die dagelijks voor meerdere klanten kortdurende werkzaamheden verrichten, ervaren vaak een versnipperde werkdag. Finnerz is zo’n kantoor dat dagelijks voor vele tientallen klanten mutaties verwerkt in boekhoudprogramma Yuki. Het bleek door die versnippering lastig om inzicht te krijgen in de totale tijd die een medewerker daadwerkelijk aan een klant besteedde.
De samenwerking met ClockAssist levert Finnerz inzicht op bij het evalueren en bijstellen van vaste prijsafspraken. Daarnaast levert het hen per medewerker een tijdsbesparing van gemiddeld twee uur per week op. Tijd die ze nu aan klanten kunnen besteden.
Finnerz helpt ambitieuze en groeiende ondernemers bij het gerobotiseerd uitvoeren van de administratieve organisatie. Hiermee nemen zij de volledige administratieve rompslomp uit handen en geven ze door een uniek werkproces met een nauwkeurigheid van 24 uur inzicht in de resultaten en KPI’s van de organisatie. Het kantoor heeft in totaal zo’n 13 medewerkers.
Mark Schepers is directeur van Finnerz en vertelt hoe de samenwerking met ClockAssist tot stand kwam. Mark: “We zijn de afgelopen jaren gegroeid van twee oprichters naar een team met 13 personen. In het begin was het overzichtelijk en duidelijk, we hadden ook nog niet zoveel klanten. Maar intussen zijn we gegroeid naar 500 klanten en wilden we beter monitoren wat er per klant precies gebeurde.
Niet omdat we wilden controleren wat mensen deden, maar om te kunnen bepalen of de vaste prijsafspraken nog voldeden. Want wij bieden een abonnementsvorm met vaste prijzen voor onze klanten die duidelijkheid geeft, voor hen en voor ons. Echter, sommige medewerkers werken aan 50-70 klanten per dag. Dan is het heel moeilijk om bij te houden voor welke klant je wat precies hebt gedaan.
Daarnaast verrichten we ook werkzaamheden die niet in de vaste pakketten zitten, waar we aparte prijsafspraken over maken. Een juiste facturatie van beide soorten werkzaamheden is dus essentieel."
Mark vervolgt: “Ik kende ClockAssist al langer, volgde Tom vanaf het begin via LinkedIn. Hun toegevoegde waarde was heel duidelijk, dus eigenlijk hebben we ook niet verder gekeken. Het feit dat ClockAssist goed met ons CRM-pakket AdminPulse koppelt, was voor ons een belangrijk onderdeel. Daarbij werken wij geheel vanuit de cloud, alles loopt via Chrome. Dus het goed registreren van alle verschillende browservensters waar we dagelijks in werken, was eigenlijk onze enige vereiste. We kregen een demo, deden een pilot en al vrij snel hakten we de knoop door en rolden het binnen het hele kantoor uit.
We werken nu een halfjaar samen en hebben de grote excessen er wel uitgehaald. Bijvoorbeeld urenregistratie op feestdagen, omdat mensen pas achteraf hun uren schreven. Ook ontdekten we dat medewerkers toch veel meer tijd per klant spendeerden dan we registreerden. Bijvoorbeeld omdat de klant was gegroeid.”
Mark Schepers, directeur Finnerz
De samenwerking met ClockAssist zorgt ook voor tijdbesparing bij het registreren van de uren. Per medewerker bespaart het kantoor nu gemiddeld twee uur per werkweek. Tijd die medewerkers nu aan klantwerk kunnen besteden.
Mark vervolgt zijn verhaal: “Voor ik naar huis ga, sluit ik af met ClockAssist. Dan zorg ik ervoor dat hij helemaal is bijgewerkt en dien ik de uren gelijk in ons CRM-systeem in. Dan hoef ik niet ‘s avonds of een dag later te bedenken wat ik ook alweer heb gedaan. Vaak weet ik niet eens meer wat ik gisteren gegeten heb, laat staan wat ik gedaan heb.
Het is natuurlijk anders als je één klant hebt waar je een hele dag aan werkt. Dan hoef je maar af en toe je uren te schrijven. Dat geldt ook voor onze loonadministratie. Die zijn een half uur bezig en dan gaan ze naar de volgende klant. Maar als je aan 50-70 klanten per dag werkt, is het heel moeilijk.”
Het belangrijkste voordeel van ClockAssist volgens Finnerz is het inzicht in de verschillende taken die medewerkers per klant uitvoeren. Aangezien sommige werkzaamheden buiten vaste prijsafspraken vallen en apart gefactureerd worden, gebruikt Finnerz deze inzichten nu bij het evalueren en bijstellen van de contractafspraken met klanten.
Door de zuiverder tijdregistratie gaat er geen tijd meer verloren. Alle gemaakte uren worden gefactureerd. Het geheugensteuntje dat ClockAssist biedt in het bijhouden van de taken en klanten, biedt ook nog eens veel gemak in het urenregistratieproces. Mark geeft aan: “Je merkt gewoon in de praktijk dat je vergeet waar je mee bezig bent. Dan wordt je gebeld en vergeet je de tijd te schrijven. Dat is gewoon zonde.”
Finnerz geeft aan dat ClockAssist snel en goed op vragen en ingediende tickets reageert. Mark vertelt: “Als je ergens tegen aan loopt of een vraag hebt, reageren ze direct en lossen ze het adequaat op. Dat is eigenlijk het allerbelangrijkste."
Wil jij ook ontdekken hoe ClockAssist jouw kantoor helpt meer omzet te realiseren en de urenregistratie te vereenvoudigen? Neem gerust contact met ons op, we denken graag met je mee!
